Yleinen tietosuojaseloste:

Kohteena yhteistyö ja sopimussuhteet

Tietosuoja on P-Töölölle tärkeä ja pyrimme asiakkaidemme, yhteistyökumppaneidemme, vuokralaistemme ja henkilökuntamme luottamuksen säilyttämiseen, mm. huolehtimalla henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta ja käsittelemisestä GDPR:n ja muun Suomessa noudatettavan tietosuojalainsäädännön ja siihen kuuluvan sääntelyn mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste koskee P-Töölöä yleisesti ja erityisesti kaikkia yhteistyö- ja sopimuskumppaneitamme.

Tämä seloste perustuu yleiseen tietosuoja-asetukseen (General Data Protection Regulation, GDPR) sekä tietosuojalakiin (5.12.2018/1050 muutoksineen) ja sen nojalla annettuihin asetuksiin ja määräyksiin. Tätä selostetta päivitetään aika ajoin.

Meillä on P-Töölössä asiakkaina autopaikan vuokralaisia ja muita pysäköintioikeuden haltijoita sekä aika ajoin rakennusurakoitsijoita, toimittajia, (ali)hankkijoita, vero- ym. palveluntarjoajia ja lukuisia muita yhteistyökumppaneita. Yhteistyökumppaneitamme ovat myös muut toimijat ja henkilöt, joiden kanssa me toimimme sopimusperusteisesti tai muuten yhteisymmärryksessä, esim. kaavoitus- ym. viranomaiset, kiinteistönvälittäjät, työmaiden valvojat jne. Yhteistyökumppanimme edustajana annat työntekijöiden ja muiden osapuolien henkilötietoja P-Töölölle, joiden osalta kerromme jäljempänä yksityisyyden suojaa koskevista periaatteistamme.

Kerromme tässä yksityisyyden suojaa koskevassa tietosuojaselosteessa tarkemmin siitä, miten käytämme yhteistyökumppaneidemme henkilötietoja. P-Töölön toimintojen osalta rekisterinpitäjinä toimivat myös hallinnointiyhtiömme Taitokaari Property Management Oy ja IT-palveluja toimittava Bitonet Oy sekä valvomopalveluita toimittava yritys, jonka tiedot näkyvät muualla verkkosivuillamme ja pysäköintihallissa.

P-Töölössä käsitellään henkilötietoja usealla perusteella. Tässä tietosuojaselosteessa viittauksemme sinuun tai rekisteröityyn tarkoittaa yllä tarkoittamiamme yhteistyökumppaneita, potentiaalisia yhteistyökumppaneita sekä näiden edustajia, johtoa, työntekijöitä tai muita asianomaisia osapuolia ja vastuuhenkilöitä.

1. Mitä henkilötietoja keräämme

Henkilötietoja kerätään useimmiten suoraan sinulta tai niitä saadaan yhteistyökumppanin toiselta edustajalta, esim. valvomopalveluita toimittavalta yritykseltä, taikka siinä yhteydessä, jossa yhteistyökumppani käyttää palveluitamme tai tekee sopimuksen kanssamme toimituksesta, vuokraamisesta, (ali)hankinnasta, urakasta tms. Tarvitsemme toisinaan lisätietoja, jotta voimme pitää tiedot ajan tasalla tai varmistaa saamiemme tietojen

oikeellisuuden. Keräämme tietoa myös meille digitaalisten kanaviemme kautta lähettämistäsi viesteistä, kuten palautteista tai pyynnöistä. Puheluita ja chat-keskusteluja voidaan myös nauhoittaa ja tallentaa toimeksiantojen vahvistamiseksi tai dokumentaatio-, laaduntarkkailu- ja kehitystarkoituksiin. Turvallisuussyistä meillä voi olla valvontakameroita.

Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:

– Tuntemistiedot: henkilötunnus ja nimi, työsopimuksien yhteydessä myös lähiomaisesta. Meillä on velvollisuus kerätä ja dokumentoida tuntemistiedot esimerkiksi ottamalla kopio passista, ajokortista tai muusta vastaavasta taikka kerätä meille annetut tiedot sähköisestä tunnistautumisestasi.

– Yhteystiedot: puhelinnumerot ja osoitteet (ml. postiosoite) sekä ulkomaisista osoitteista kotimaa.

– Taloudelliset tiedot: sopimuksen tyyppi, tapahtumatiedot, maksu- ja tarvittaessa luottohistoria (ei yleensä koske yksityishenkilön vuokraoikeuksia).

– Lakisääteisiin verotuksen, rahanpesun estämisen ym. vaatimuksiin liittyvät ja sääntelyn edellyttämät tiedot, erityisesti henkilöstöstä ja sijoittajista sekä liittyen mahdollisten hallissa ja sen yläpuolella olevien työmaiden läsnäolokirjauksiin ja tilaajavastuun alaiseen raportointiin: verotusmaa tai ulkomainen verorekisterinumero sekä asiakkaan tuntemisvelvollisuuteen ja rahanpesun estämiseen liittyvät tiedot.

– Muut: Lokitiedot liittyen tietoturvan järjestelmiimme, pysäköinti- ja valvomopalveluihimme sekä sähköisen allekirjoittamisen osalta. (Video)kuvamateriaali liittyen hallisamme liikkumiseen, tarkoituksena pysäköinnin sujuvuuden takaaminen, ilkivallan ehkäiseminen ja poliisin suorittaman rikosten selvittämisen tukeminen.

– Henkilötiedot, joita voimme kerätä kolmansilta: Julkisesti saatavilla olevat tiedot ja tiedot muista ulkoisista lähteistä: viranomaisten ylläpitämät rekisterit (verohallinnon rekisterit, väestörekisteri, kauppa- ja muut yritysrekisterit sekä aluehallintovirastojen ja valvontaviranomaisten rekisterit yms.), kansainvälisten järjestöjen pakotelistat (EU, YK ym.), luottotietorekisterit sekä muiden kaupallisien tiedonvälittäjien rekisteri, joista voimme saada tietoja tarvittaessa tosiasiallisista edunsaajista, poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä yms.).

– Muilta yhteistyökumppaneiltamme.

2. Henkilötietojen käyttäminen ja oikeusperusteet

Käytämme henkilötietojasi lähtökohtaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

– Lakisääteisten velvoitteidemme hoitamiseksi – oikeusperusteena sovellettava laki (esim. kirjanpitoon, verotukseen, palkanmaksuun, yhteisölainsäädännön velvoitteisiin liittyen)

– Finanssivalvonnan ja muun viranomaissääntelyn mukaisien velvollisuuksiemme hoitaminen – oikeusperusteena sääntely ja viranomaistoiminta (esim. raportointivelvoitteet sijoittajille ja muille sidosryhmille)

– Sopimuksiin liittyvien velvoitteidemme hoitaminen sekä osapuolien oikeuksien toteuttaminen – oikeusperusteena sopimus (esim. vuokra-, urakka- ja kauppasopimuksien nojalla hoidettavat toimet)

– Muut käyttötarkoitukset: tarjouksien tekeminen sekä palveluiden antaminen ja ostaminen – oikeusperusteena oikeutettu etu tai suostumus (esim. vuokra- ym. sopimuksien täytäntöön paneminen, tarjouksien teko, KYC / rahanpesun, terrorismin ja petosten estäminen, kirjanpitosäädöksiin liittyvät velvoitteet raportoida ja ilmoittaa, maksupalveluihin, vakuuttamiseen liittyvät toimet, markkinointi ja asiakasanalyysit, jotka perustuvat oikeutettuun etuun sekä tilaisuuksien kutsut yms., jotka vaativat suostumuksen)

3. Automatisoitu päätöksenteko

Jos hyödynnämme automatisoitua päätöksentekoa, annamme sinulle lisätietoja automaattisen käsittelyn logiikasta sekä sen merkityksestä ja mahdollisista seurauksista sinulle ja pyydämme sinulta suostumuksen.

4. Henkilötietojen luovuttaminen

Palkanmaksun ym. lakisääteisten ja sääntelyn mukaisien velvoitteidemme täyttäminen, palveluidemme tarjoaminen ja sopimuksiemme noudattaminen edellyttää henkilötietojesi luovuttamista. Voimme luovuttaa henkilötietojasi muille tahoille, kuten vero- ym. viranomaisille, hallinnointiyhtiölle, IT- ym. palveluntoimittajille, maksupalvelujen tarjoajille sekä liikekumppaneille. Varmistamme aina ennen henkilötietojen luovuttamista, että asianmukaisia tietosuojavelvoitteita noudatetaan.

5. Miten henkilötietoja suojataan

P-Töölö käyttää hyväkseen henkilötietojen suojaamisessa erinäisiä turvallisuusmenettelyjä, jotka ovat luonteeltaan hallinnollisia tai teknisiä. Tällä tavoin suojataan henkilötietoja katoamisen, väärinkäytöksien sekä luvattoman luovuttamisen, tuhoamisen ja muuttamisen varalta.

6. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi

Rekisteröidyillä henkilöillä on lain mukaan tiettyjä oikeuksia:

a) Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi (voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön, muiden henkilöiden yksityisyyden suojan ja liiketoimintaamme kuuluvien liikesalaisuuksien varjelemiseksi);

b) Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin lainsäädännön sallimissa rajoissa;

c) Oikeus pyytää tietojen (osittaista) poistamista (ellei ole säilytettävä henkilötietoja siltä osin kuin kirjanpito-, vero- tm. lainsäädäntö säilyttämiseen velvoittaa);

d) Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä vain säilyttämiseen (ellei ole oikeutettua etua edelleen käsitellä tietoja);

e) Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin tai suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin;

f) Oikeus tietojen siirrettävyyteen (koskee henkilötietoja, joita on käsitelty ainoastaan automaattisesti ja suostumuksen tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella).

Pyyntö arvioidaan tapauskohtaisesti. Eritelty ja perusteltu pyyntö toimitetaan hallinnointiyhtiöllemme sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@taitokaari.fi, jonka jälkeen varmennetaan lähettäjän henkilöllisyys. Tämän jälkeen pyyntö prosessoidaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla, riippuen pyynnön sisällöstä, ja vastaus toimitetaan, mikäli kohtuullisesti mahdollista henkilökohtaisesti pyynnön lähettäneelle henkilölle. Pyynnöistä ja niihin tehdyistä vastauksista ja toimista laaditaan oma lokinsa, johon sovelletaan tässä asiakirjassa kuvattuja määräyksiä ja toimia.

7. Evästeet

Keräämme, käsittelemme ja analysoimme P-Töölön verkkosivustojen käyttöön liittyviä loki- ym. dataa. Verkkoliikennetieto koostuu sellaisesta datasta, joka liittyy ao. verkkosivuston kävijöihin ja jota käsitellään tietoliikenneverkoissa viestien lähettämiseen ja jakamiseen sekä saatavuuteen liittyen. Evästeitä ja vastaavaa teknologiaa hyödynnetään ja verkkoliikennettä analysoidaan toimestamme paremman asiakaskokemuksen luomiseksi. Näin voidaan markkinoida ja muutoin viestiä ja tarjota palveluita turvallisessa verkkoympäristössä. Tässä yhteydessä ei yksittäisten henkilöiden tunnistamistietoja käytetä. Mikäli evästeiden käyttöä rajoitetaan verkkosivustoillamme käynnin yhteydessä, se saattaa rajoittaa merkittävästi verkkosivuston toiminnallisuutta. Kerromme lisää muualla verkkosivuillamme.

8. Henkilötietojen säilytysaika

P-Töölössä säilytetään sille annettuja henkilötietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät, ottaen huomioon myös sopimuksiemme toteuttamiseksi määrätyt ajat. Lisäksi rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi säädetyt lait sekä kirjanpito-, vero- ja muut säädökset edellyttävät määrättyjä säilyttämisaikoja. Tällaisia aikoja ovat esimerkiksi kirjanpidossa 10 vuotta. Rekrytointiin ja muihin työoikeudellisiin asioihin liittyen säilytämme henkilötietoja 6 kk ja 2 vuotta, ellei muusta ole sovittu rekisteröidyn kanssa.